08.07.2014Floty samochodowe

Monitoring GPS – jakie wyzwania stoją przed kupującym?

Na polskim rynku działa ponad stu dostawców systemów zarządzania flotą. Ich rozwiązania odpowiadają na problemy związane z kosztami paliwa, produktywnością floty, wydatkami operacyjnymi, zabezpieczeniem przed kradzieżą oraz zarządzaniem zleceniami. Z pozoru usługi wydają się podobne, lecz jest to mylne wrażenie.

W przypadku osób rozważających wdrożenie systemu zarządzania flotą, najważniejszymi problemami są z jednej strony niewystarczająca znajomość technologii GPS, a z drugiej niejednoznaczna polityka firm oferujących takie rozwiązania. Niestety, najczęstszym czynnikiem wpływającym na wybór dostawcy jest niska cena usługi – to pułapka, w którą wpadają właściciele małych, średnich, a nawet dużych flot. Niewygórowane koszty mają zwykle odzwierciedlenie w co najwyżej przeciętnej jakości usług, problemach z obsługą większych flot pojazdów oraz niespełniającym oczekiwań serwisie. Jak uniknąć tych problemów i wybrać dobrego usługodawcę?

Analiza potrzeb

Podstawowym zadaniem, jakie przed nami stoi, jest określenie problemów, które chcemy rozwiązać dzięki instalacji monitoringu. Generowane informacje o trasach, postojach, prędkości, lokalizacji, spalaniu, czy obrotach silnika, pozwolą na wytropienie i rozwiązanie problemów z kosztami eksploatacji samochodów. Wprowadzenie systemu GPS pozwoli też na wzrost wydajności. Przeprowadzone ostatnio przez grupę Aberdeen badania udowodniły, że instalacja monitoringu w średniej wielkości firmie obniża wydatki na paliwo średnio o 13 proc. oraz przekłada się na 23-procentowy wzrost liczby obsługiwanych zleceń.

Jeśli chodzi o oferty firm dostarczających systemy do zarządzania flotą, to informacje o wspomnianych korzyściach są zwykle dobrze udokumentowane, jednakże mylące zapisy w umowach oraz rozległy zakres usług znacznie utrudniają wybór dostawcy. Proces decyzyjny powinniśmy rozpocząć od określenia technologii monitoringu, wśród których wyróżnia się lokalizację w czasie rzeczywistym oraz pasywną (przesyłanie zebranych pozycji odbywa się po podłączeniu do stacji roboczej lub po zjechaniu aut do bazy). Najlepsze systemy oferują możliwość przesyłania pozycji nawet co 1 sekundę. Miejmy jednak na uwadze, że większość oferuje aktualizację pozycji, co 5, 10 a nawet co 15 minut. Nie jest to tak naprawdę lokalizacja w czasie rzeczywistym, ponieważ otrzymywane informacje to jedynie pingi, dzięki którym da się mniej więcej określić bieżącą pozycję pojazdu między interwałami zapisu. Taki sposób przesyłania danych wpływa na przekłamania w raportowaniu.  Na polski rynek wprowadzane są rozwiązania hybrydowe, łączące te dwa modele lokalizacji. Jednym z nich jest urządzenie GPS Guardian Pro. Umożliwia ono wykorzystanie trybów on-line i off-line.

Research

Poszukiwania najlepszego dostawcy należy rozpocząć od zebrania przynajmniej kilku propozycji. Na zapytanie ofertowe warto poświęcić nieco czasu, aby precyzyjnie określić potrzeby. Podstawowe informacje, jakie należy podać, to: nazwa i dane firmy, liczba pojazdów z datami produkcji, informacja po jakich krajach poruszają się samochody oraz tryb monitoringu (on-line, off-line). Warto przy okazji zadać pytania o doświadczenie, aktualizacje systemu, mapy na platformie, serwis, pakiety szkoleniowe, czy gwarancję na lokalizatory. Zalecane jest też zapoznanie się z opiniami o dostawcy (np. na forach internetowych), dzięki czemu już na początku można zapobiec wybraniu niekompetentnej firmy. W ofercie przygotowana przez dostawcę należy zwrócić uwagę na jej przejrzystość, jednoznaczność treści, zawartość merytoryczną oraz stopień spersonalizowania.

Darmowy test usługi

Standardem na rynku jest obecnie oferowanie przez dostawców darmowego testu platformy. W nielicznych przypadkach możliwe jest przetestowanie całej usługi wraz z montażem lokalizatora w pojeździe. Innym dodatkiem jest konto demonstracyjne platformy – tutaj jesteśmy wystawieni na ciężką próbę. Tak zwane konta „demo” są idealnie przygotowane dla celów atrakcyjnego zaprezentowania usługi. Ich funkcjonalność może jednak odbiegać od rzeczywistości. W tym miejscu warto sięgnąć po dobre materiały szkoleniowe (dokumenty oraz wideo), które ułatwią szybki start z udostępnioną aplikacją. W kolejną pułapkę możemy wpaść, ulegając urokowi efektownej szaty graficznej w platformach demonstracyjnych – może ona mieć niewiele wspólnego z użytecznością. Kwestią, na którą należy dodatkowo zwrócić uwagę, jest możliwość dostosowania kokpitu tak, aby od razu po włączeniu były wyświetlane wszystkie istotne dla nas informacje.

Wybór lokalizatora

Pierwotnie ukształtował się trend sprzedaży urządzeń z zamkniętym protokołem. Oznaczało to brak możliwości dokonania migracji do innego usługodawcy. Głównym powodem takiej praktyki była chęć uzależniania klientów od rozwiązań autorskich. W chwili obecnej odchodzi się od tego modelu i oferuje urządzenia z otwartym protokołem, umożliwiającym dostosowanie ich do wielu systemów.

Proces instalacji lokalizatorów odbywa się na dwa sposoby, które uzależnione są od wymagań klienta. Pierwszy z nich to samodzielna instalacja prostego lokalizatora – w tym przypadku wystarczające jest podpięcie zasilania oraz anten GSM i GPS (w niedalekiej przyszłości standardem będą urządzenia z wbudowanymi antenami). Drugi to instalacja zaawansowanego lokalizatora przez technika honorowanego przez usługodawcę. To rozwiązanie jest zalecane ze względu na większe prawdopodobieństwo właściwego przeprowadzenia operacji z zachowaniem warunków gwarancyjnych. W obu przypadkach niezwykle ważne jest, aby instalacja odbyła się w miejscu o zwiększonej odporności na zagłuszenia oraz trudnym do namierzenia przez osoby trzecie. Do newralgicznych punktów zaliczają się wszystkie duże powierzchnie auta, takie jak bagażnik czy przestrzeń pod maską. Należy pamiętać, aby aparatura w postaci anten nie była montowana w miejscach narażonych na bardzo wysokie temperatury, gdyż znacznie wpływa to na pogorszenie jakości sygnału.

Sposoby finansowania

Obecnie najczęściej spotykane są dwa sposoby finansowania. Pierwszy z nich to dzierżawa urządzenia. Zaletą tego sposobu jest niska cena urządzenia oraz instalacji, zaś wadę stanowi czas trwania umowy, wynoszący co najmniej 36 miesięcy. Inna metoda finansowania to zakup w ramach niskiego abonamentu. Jego zaletą jest zakupu urządzenia na własność, co przełoży się na zoptymalizowanie kosztów. Abonament będzie generował niski sumpt bez związania długą umową. Wadą z kolei jest cena urządzeń oraz to, że nie wszystkie z nich mają otwarty protokół, czyli mogą nie być wspierane przez innego dostawcę podczas przeniesienia usługi.

Cloudcomputing – wszystkie dane w chmurze

Coraz więcej dostawców decyduje się na nowoczesne platformy GPS działające on-line „w chmurze”, to znaczy na rozwiązania, które nie wymagają instalacji dodatkowego oprogramowania. Wystarczą login oraz hasło, aby użytkownik z dostępem do internetu mógł w nieograniczony sposób zarządzać zasobami floty. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści, a należą do nich m.in. dostęp z dowolnego urządzenia mobilnego, szybsze działanie usługi, bieżące i automatyczne aktualizacje oraz brak ingerencji w system operacyjny. Są jednak sytuacje, kiedy firmy lub instytucje nie mogą przechowywać danych o położeniu pojazdów na zewnętrznych serwerach ze względu na wewnętrzną politykę ochrony. W takim przypadku warto upewnić się, czy dostawca jest w stanie wdrożyć rozwiązanie w infrastrukturze zleceniodawcy z zachowaniem pełnej funkcjonalności.

Znaczna część dostawców w dalszym ciągu korzysta z aplikacji wymagających instalacji na komputerze. Najczęściej rozwiązania te wymagają częstych ręcznych aktualizacji oraz pobierania dodatkowych plików z internetu.

Raportowanie

Zgodnie z maksymą Benjamina Franklina „czas to pieniądz”, skrupulatny i czytelny raport przekłada się na ogromną oszczędność. Wyobraźmy sobie sytuację, że po wyborze dostawcy, z którym wynegocjowaliśmy bardzo niską cenę obejmującą szeroki zakres usług, otrzymujemy raport, który musimy ręcznie generować, a przy tym jest on nieczytelny i zawiera masę błędów. W wielu firmach raporty to podstawowe narzędzie pracy zarządcy floty. Sprawozdania z lokalizatorów stanowią element wyróżniający jakość rozwiązania. Przed wyborem usługodawcy zapoznajmy się dokładnie z przykładowymi raportami z każdej platformy. W zapytaniu ofertowym poprośmy o przynajmniej kilka z nich.

Dobry usługodawca monitoringu GPS to taki, który zapewni raportowanie generowane automatycznie z ustaleniem dokładnego harmonogramu oraz umożliwi utworzenie go w dowolnym momencie. Informacje, jakie możemy zestawić, są praktycznie nieograniczone, począwszy od przekraczania prędkości przez kierowców, wyjazdu poza oznaczone strefy, przez bieżące spalanie i tankowanie, kończąc na zestawieniu raportu z jazdy służbowej/prywatnej. Warto mieć pewność, że wybrany przez nas dostawca jest elastyczny i będzie w stanie stworzyć wykresy dostosowane do wymogów naszej floty. Sprawozdania z lokalizatora powinny być zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Dodatkową funkcją, na jaką powinniśmy zwrócić uwagę, jest archiwum przechowywania danych – najlepiej, aby było one elastyczne czasowo z możliwością rozszerzenia do przynajmniej 2 lat.

Niewłaściwe praktyki usługodawców

Dostawcy monitoringu wykorzystują na swoją korzyść luki prawne oraz nieznajomość technologii przez klientów. Poniżej najczęstsze z nich:

  • Rzeczywisty dostęp do usługi: technologia potrafi być kapryśna i część dostawców nie jest właściwie przygotowana na problemy związane z serwerami. Efektem tego jest brak możliwości sprawnej kontroli naszej floty. Sprawdź zatem, jaki jest szacowany dostęp do usługi przez twojego dostawcę. Jeżeli wynosi on poniżej 99% czasu dostępności serwera, to lepiej znajdź kogoś innego.
  • Rzadka aktualizacja pozycji pojazdu w roamingu i związanie z nim kosztowne dopłaty: nieczęsto, ale wciąż ma to miejsce - roaming nie jest w ogóle oferowany przez dostawców, przez co lokalizacja poza granicami Polski nie jest możliwa.
  • Wysokie koszty związane z funkcjami rozszerzającymi możliwości platformy: m.in.: opłaty za raporty, powiększone archiwum, czy geoogrodzenia.
  • Ukryte koszty przy zakończeniu umowy lub usługach serwisowych, wysoki koszt demontażu urządzenia oraz przełożenia go do innego pojazdu: Najczęściej jest to praktykowane przy ofertach z bardzo niskim kosztem instalacji.
  • Fakturowanie instalacji urządzenia przez firmę inną niż dostawca usług lub kompletny brak usługi instalacji: w efekcie, dostawca nie ponosi konsekwencji w przypadku awarii, a odpowiedzialność za demontaż i wysyłkę spoczywa na kliencie. Gwarancja dotyczy wówczas tylko i wyłącznie urządzenia, a nie całości usługi.
  • Sprzedaż urządzeń z zamkniętym protokołem komunikacyjnym: jest to sposób na uzależnieniem klienta od usług danej firmy, ponieważ zakupione urządzenia mogą zostać wykorzystane tylko i wyłącznie do obsługi platformy sprzedającego. Warto zatem mieć pewność, że montowane urządzenia mają otwarty protokół i można je ewentualnie przenieść.

Po zakupie

Większość firm nie informuje swoich pracowników o wdrożeniu lokalizatorów GPS w pojazdach służbowych. Jest to sposób, dzięki któremu możliwe jest szybkie namierzenie nadużyć. W dłuższej perspektywie takie rozwiązanie może jednak przynieść negatywne skutki, bo zazwyczaj atmosfera w firmie ulega pogorszeniu, a pracownicy wyrażają swoje niezadowolenie np. w internecie, co negatywnie wpływa na wizerunek firmy. Kluczem jest otwarte, szczerze i pozytywne przedstawienie nowej technologii jako usprawnienia zarządzania zleceniami, sposobu na wyeliminowanie złych nawyków kierowców, zwiększenie produktywności oraz bezpieczeństwa floty. Dodatkowo, system monitoringu GPS można potraktować jako element motywacyjny, służący np. wyłonieniu kierowców, którzy jeżdżą najbardziej ekonomicznie.

Mateusz Gniewek

Komentarze
comments powered by Disqus
Newsletter
Zapisz się na bezpłatny newsletter.